آنچه خواهید خواند:
اصول مدیریت چیست؟
اصول مدیریت، مجموعه‌ای از اصول مربوط به کارکردهای برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارگزینی، هدایت و کنترل و همچنین کاربرد این اصول در به کارگیری منابع فیزیکی، مالی، انسانی و اطلاعاتی به طور کارآمد و مؤثر برای دستیابی به اهداف سازمانی است.
اصل کنترل شامل هماهنگی، گزارش و بودجه‌بندی است و از این رو این اصل را می‌توان به این ۳ اصل مجزا تقسیم کرد. بر اساس این ۷ اصل، لوتر گولیک (Luther Gulick) کلمه‌ی POSDCORB را ابداع کرد که به طور کلی حروف اول این هفت اصل را نشان می‌دهد:
P: برنامه‌ریزی (Planning)؛
O: سازماندهی (Organizing)؛
S: کارگزینی (Staffing)؛
D: هدایت (Directing)؛
Co: هماهنگی (Co-ordination)؛
R: گزارش (Reporting)؛
B: بودجه‌بندی (Budgeting).
اما به‌طور کلی، ۵ اصل برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارگزینی، رهبری و کنترل (POSDC) که توسط هنری فایول (Henri Fayol) مطرح شده به‌عنوان اصول مدیریت شناخته می‌شود.
در ادامه توضیح می‌دهیم هریک از این اصول مدیریت چیست.
1. اصل برنامه‌ریزی (اصول مدیریت)
هنری فایول می‌گوید تدوین برنامه کاربردی و خوب برای دستیابی به اهداف سازمان، سخت‌ترین کاری است که یک مدیر باید انجام بدهد. برای برنامه‌ریزی ابتدا باید اهداف بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت سازمان را مورد بررسی قرار دهید. با توجه به این اهداف، می‌توانید برای بازه‌های زمانی مختلف سازمان برنامه‌ریزی کنید.
ایده‌آل‌گرایی در برنامه‌ریزی یکی از مهم‌ترین ضعف‌های مدیران در برنامه‌ریزی است. آنها برنامه سازمانشان را بدون توجه به پتانسیل منابع انسانی و مادی، انعطاف و قابلیت‌های سازمان می‌چینند. این برنامه‌ها معمولا خیلی بیشتر از سطح توانمندی‌های سازمان هستند، در نتیجه هیچوقت اجرا نمی‌شوند و اهداف تحقق پیدا نمی‌کند.
نداشتن برنامه یا برنامه‌ریزی اشتباه، دو خطای مدیران است و آسیب زیادی به سازمان‌ها می‌رساند. برنامه‌ریزی در اصول مدیریت یعنی شرایط کنونی سازمان را در نظر بگیرید، شرایط آینده را پیش‌بینی کنید و بر اساس آنها، روش‌های دستیابی به اهداف سازمانی را مشخص کنید.
برنامه‌های سازمان را می‌توان به دو دسته کلی و جزئی تقسیم کرد. برنامه‌های کلی، مسیر رسیدن به اهداف سازمانی را مشخص می‌کند و برنامه‌های جزئی تعیین کننده اقداماتی است که هر کدام از اعضای سازمان باید برای رسیدن به اهداف انجام بدهند.
معایب نداشتن برنامه‌ریزی
مدیران بدون برنامه‌ریزی، مدام درگیر فعالیت‌های روزمره می‌شوند. آنها هر روز صبح بعد از ورود به دفتر کارشان، با حجم زیادی از وظایف روزمره مواجه می‌شوند که انجام آنها تا پایان ساعت کاری طول می‌کشد.
این کارها انرژی ذهنی مدیر را از بین می‌برد و او را خسته می‌کند؛ در نتیجه مدیر زمان و انرژی لازم برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی و انجام فعالیت‌های مرتبط با رشد سازمان را ندارد. وقتی مدیر برای پیشرفت سازمانش برنامه‌ریزی نمی‌کند، سازمان کم‌کم شکست می‌خورد و در رقابت شدید بازار از میدان به در می‌شود.
دوره هدفگذاری در مدیریت می تواند راهنمای بسیار خوبی برای مدیران باشد تا سازمانی هدفمند ایجاد کنند.
2. اصل سازماندهی (اصول مدیریت)
کسب و کارها وقتی به درستی کار می‌کنند که به معنای واقعی کلمه «سازمان» باشند؛ یعنی ساختار درستی داشته باشند، فرایندها و وظایف هر بخش به دستیابی به اهداف کمک کند، هر بخش نیروی انسانی کافی و منابع مادی مورد نیازش را در اختیار داشته باشد.
مدیران برای سازماندهی باید مواردی که در ادامه نام می‌بریم را به درستی مشخص کنند:
- بخش‌های مختلف سازمان، وظایف و اهداف هر بخش
- ارتباطی که بین بخش‌های مختلف سازمان وجود دارد
- افرادی که در هر بخش فعالیت می‌کنند
- ارتباطی که بین اعضای مختلف هر بخش وجود دارد
- ارتباطی که بین اعضای بخش‌های مختلف سازمان وجود دارد
- شرح وظایف هرکدام از افرادی که در سازمان کار می‌کنند
مزایای سازماندهی در اصول مدیریت
مدیرانی که اصول مدیریت را می‌شناسند و می‌دانند چطور از آن استفاده کنند، از سازماندهی برای دستیابی به اهداف بزرگ و سودآوری استفاده می‌کنند. آنها اهداف بزرگ و بلندمدت را به هدف‌های کوچک و قابل دستیابی در مدت زمان کوتاه‌تر، تبدیل می‌کنند.
3. اصل به کار گماردن (اصول مدیریت)
وقتی ساختار یک سازمان چیده می‌شود، تمام قسمت‌ها و پست‌های آن مشخص می‌شود. اکنون باید افراد مناسب در این پست‌ها مشغول به کار شوند. یکی از اصول مدیریت، استخدام حرفه‌ای نیروی انسانی است. اینکه تشخیص بدهید چه فردی در کدام بخش از سازمان باید کار کند و چه توانمندی‌هایی باید داشته باشد، به شما کمک می‌کند تعریف مدیریت را به درستی اجرا کنید و سازمان را به اهدافش برسانید.
به کار گماردن یکی از مهم‌ترین اصول مدیریتی است، اما کم‌تر کسی به آن توجه می‌کند. تا وقتی افراد شایسته‌ای در پوزیشن‌های شغلی سازمان شما فعال نباشند، برنامه‌ریزی و سازماندهی هیچ کاربردی نخواهد داشت. زیرا کسی نیست که برنامه‌های شما را به درستی اجرا کند تا اهداف سازمان رقم بخورد.
به یاد داشته باشید افرادی که استخدام می‌کنید، علاوه بر مهارت‌های مورد نیاز برای پوزیشن مورد نظرتان، باید توانایی کار با فرهنگ سازمانی شما را داشته باشند و بتوانند انتظاراتتان را برآورده کنند. البته انتظارات یک مسئله دو طرفه بین کارمند و کارفرماست و هر دو طرف باید به فکر منافع یکدیگر باشند.
4. اصل رهبری (اصول مدیریت)
رهبری با مدیریت و ریاست تفاوت دارد. تفاوت بین مدیریت و ریاست را در مقاله ای دیگر به صورت کامل بررسی کرده ایم و 10 تفاوت جالب بین آنها را به تفصیل بیان کرده ایم. رهبر فردی تأثیرگذار در مجموعه است که افراد را ترغیب می‌کند با انگیزه وظایفشان را انجام بدهند و صد درصد تلاششان را برای دستیابی به اهداف سازمانی، صرف کنند. به کار گماردن هم بخشی از اصل رهبری محسوب می‌شود؛
رهبرهای حرفه‌ای می‌دانند هرکدام از کارمندهایشان را در کدام قسمت از سازمان مشغول کنند و چطور آنها را هدایت کنند. یک رهبر در وهله اول می‌داند هرکدام از زیردستانش برای کدام موقعیت شغلی، بیشترین پتانسیل را دارند. بعد از ارائه بهترین موقعیت به هر شخص، او را در جهت مسیر صحیح هدایت می‌کند می‌کند تا هم در دستیابی به اهداف سازمانی نقش داشته باشد و هم به رشد شخصی خودش کمک کند. کارمندانی که در حین کار در یک سازمان، به اهداف شخصیشان می‌رسند و می‌توانند رشد کنند، رضایت شغلی بالاتری دارند. رضایت شغلی بالا، بازدهی کارکنان را افزایش می‌دهد و مدت زمان فعالیت آنها در سازمان را هم بیشتر می‌کند.
جالب است بدانید که رهبری حتی با مدیریت هم تفاوت دارد. رهبری یکی از اصول مدیریت محسوب می‌شود اما در مقاله تفاوت مدیریت و رهبری تفاوت این دو مفهوم را به صورت کامل توضیح داده‌ایم.
5. اصل کنترل (اصول مدیریت)
در سازمان‌هایی که به صورت اصولی مدیریت می‌شوند، مدیر به کارمندان اختیار می‌دهد، اما از کنترل آنها دست نمی‌کشد.
در ۴ اصول مدیریت قبلی، مدیر برای سازمان برنامه‌ریزی کرده، ساختار درستی برای اجرای برنامه‌ها چیده، افراد را در موقعیت درست قرار داده و مسیر درست را به آنها نشان داده است. بعد از این گام‌ها، سازمان شروع به حرکت در مسیر می‌کند و اکنون مدیر باید سازمان را کنترل کند تا مطمئن شود در مسیر تعیین‌شده حرکت می‌کند و همه افراد کارشان را به درستی انجام می‌دهند.
روش کنترل سازمان
منظور از کنترل این نیست که هر روز در سازمان قدم بزنید و روی کارمندان مختلف نظارت کنید. شما باید با توجه به نیازهای سازمانتان یک سیستم کنترلی حرفه‌ای برای آن طراحی کنید و از افراد دیگر هم برای اجرای این مورد از اصول مدیریت کمک بگیرید. به طور کلی شما باید قبل از شروع یک فرایند، در حین اجرا و بعد از پایان آن را تحت کنترل داشته باشید و مطمئن شوید همه چیز مطابق با اصول پیش می‌رود.
به یاد داشته باشید که انسان‌ها احساس خوبی به کنترل‌گری ندارند. پس بهتر است به جای کنترل افراد، روی کنترل و مدیریت فرایندها، شیوه انجام کارها، کیفیت خروجی، میزان فروش و امور مالی تمرکز داشته باشید. به جای نظارت مستقیم روی افراد، روی کارهایی که انجام می‌دهند و نتایجی که به دست می‌آورند، نظارت داشته باشید.
مجموعه‌های بزرگ معمولا از یک تیم بزرگ برای اجرای ۵ اصول مدیریت استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند نتیجه‌ای که در نهایت به دست می‌آید، همان چیزی است که برایش برنامه‌ریزی کرده‌اند یا دست کم نزدیک به برنامه‌هاست.
در هر سازمان مدیران نقش اصلی را برعهده دارند، زیرا برنامه ریزی برای انجام کار ها و هدایت کارکنان توسط مدیران انجام می شود. اصول مدیریت به ارائه روش هایی برای کمک به مدیران جهت برنامه ریزی مناسب تر و هدایت بهتر کارمندان می پردازد.
سخن پایانی
مدیریت دارای 5 اصل می باشد. در واقع اصول پنجگانه مدیریت همین پنج اصل می باشند. البته احتمالا شما هم نام اصول چهارگانه مدیریت را شنیده اید، این اصول نیز مانند اصول پنچگانه مدیریت هستند با این تفاوت که در اصول چهارگانه مدیریت یکی از اصول رهبری نام دارد اما در اصول پنجگانه مدیریت به جای اصل رهبری از دو اصل به کار گماردن و هماهنگی استفاده شده است.
برای دریافت مشاوره و ارتباط با ما پیام خود را ارسال کنید.
شماره تماس : 09122445966
ایمیل : info@drbarghabani.com