سیستم سازی کسب و کار : در اقتصاد امروز، سازمان‌ها و شرکت‌ها با چالش‌های بزرگی روبرو هستند. رقابت شدید، پیشرفت سریع فناوری‌ها، تغییر ذائقه مشتریان و نوسان اکوسیستم کسبوکار از جمله عواملی هستند که باعث می‌شوند سازمان‌ها نیازمند یک رویکرد سیستمی‌تر در مدیریت عملکرد خود باشند.
مطالعه بیشتر: بیزینس کوچینگ چیست؟
آنچه خواهید خواند:
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسبوکار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک میکند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
تعریف سیستم
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد میکند. کسبوکار هم یک سیستم است و مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی ایجاد میکند.
سیستم کسبوکار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسبوکار سودی است که ایجاد میکند.
اجزای سیستم کسبوکار
افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسبوکار ما اثرگذار هستند.
اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسبوکار توضیح داده شده است.
ابزار: بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسبوکار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسبوکار ما هستند.
سیستم‌سازی چطور به کسب‌و‌کارهای کوچک کمک میکند؟
حذف اشتباهات تکراری
با ایجاد فرآیندها و تهیه مراحل انجام کار و بهبود مستمر این فرآیندها از وقوع مجدد اشتباهات جلوگیری خواهد شد.
قابلیت بازگشت به گذشته
با کمک ابزارها، ثبت اطلاعات و فرآیندهای مهم کسبوکار و داشتن ویدیو و صوت از برخی اتفاقات امکان برگشت به گذشته و تحلیل وضعیت را فراهم میکند.
حذف دغدغه عدم حضور
در هر مجموعه‌ای پیش می‌آید که کارمندان یا مدیران روزهایی را سر کار حاضر نباشند و در نبود این افراد نیز شرکت باید به کار خود ادامه دهد. چک لیست در سیستم سازی کار را برای آموزش ساده میکند و وابستگی کارها به یک فرد را حذف میکند.
ایجاد کسبوکار با عمر طولانی
سیستم‌سازی در کسب‌و‌کارهای کوچک باعث می‌شود کسب‌و‌کاری برای عمر بالای صد سال ایجاد کنیم و دغدغه‌های عدم حضور خود و کارکنان دیگر را کاهش دهیم یا حذف کنیم.
دست نیافتنی می‌شوید
سیستم سازی با فراهم کردن زیر ساخت ها به شما اجازه ایجاد فرانچایز میدهد. میتوانید هر کالا/خدماتی که ارائه می‌دهید را ده هزار برابر کنید بدون اینکه درگیر پیچیدگی‌های ناشی از توسعه کسبوکار شویم و درآمدتان را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.
مزایای سیستم سازی کسب و کار چیست؟
هر چقدر فعالیت‌های کسب و کار شما بیشتر سیستماتیک باشد، برای اجرای آنها نیاز کمتری به حدس و گمان خواهید داشت. این مسئله مزیت‌های متعددی را برای بخش‌های مختلف کسب و کار شما به همراه خواهد داشت. در این قسمت به تعدادی از این مزایا اشاره می‌کنیم:
1-بهبود عملکرد:
داشتن روش‌های روشن و استاندارد برای انجام کارها، باعث ایجاد اطمینان در میان اعضای تیم شما و سازگاری بیشتر میان فعالیت‌های آنها می‌شود. در نتیجه تیم‌ها می‌توانند بر بهبود مدیریت پروژه و انجام اولویت‌ها تمرکز کنند که باعث بهبود عملکرد سازمان خواهد داشت.
2- کاهش هزینه:
تفویض کارهای مختلفی که باید در یک کسب و کار انجام شوند به شما اجازه میدهد از زمان خود برای کارهایی که درآمد بیشتری ایجاد می‌کنند استفاده کنید. همچنین باعث می‌شود که بتوانید کارهای تکراری را ساده و غیرتخصصی کنید و آنها را به نیروی کار ارزان بسپارید.
3- افزایش بهره‌وری:
با سیستماتیک کردن فعالیت‌ها میتوانید هر گونه گام غیر ضروری را کشف و حذف کنید. مستندسازی رویه‌ها به شما کمک میکند ببینید کجا منابع را هدر می‌دهید و در نتیجه، کجا میتوانید کارایی را به صورت روزانه افزایش دهید. به این‌ترتیب کسب و کار شما کارآمدتر خواهد شد.
4- صرفه‌جویی در زمان:
در یک کسب و کار سیستماتیک، عملیات روزانه حتی در غیاب شما همواره به انجام خواهد رسید. بنابراین زمان و انرژی شما را آزاد میکند تا بتوانید بر آینده شرکت یا ارائه محصولات جدید تمرکز کنید.
5- تسهیل اتوماسیون:
همانطور که پیشتر گفتیم، سیستم سازی کسبوکار، پیاده‌سازی اتوماسیون کسب و کار را آسان‌تر میکند. وقتی یک روتین برای انجام فعالیتی وجود نداشته باشد، مدل‌سازی و اتوماسیون آن ممکن نخواهد بود.
6- بهبود ارتباطات:
داشتن رویه‌های دقیق باعث کاهش خطاها، سوءتفاهم‌ها، تلاش‌های بیهوده و حتی اختلافات احتمالی در مورد چگونگی و زمان انجام کارها می‌شود.
مشکلات رایج در کسب‌و‌کارهای کوچک چیست؟
1. بی توجهی نسبت به خواسته‌های مشتری در کسب‌و‌کارهای کوچک
یکی از مشکلاتی اکثر کسب‌و‌کارها کم توجهی به نیازها و درخواست‌های مشتریان است. سفارش‌هایی که به مشتری تحویل نمی‌شود یا ناقص تحویل داده می‌شود. این مشکل در نهایت باعث از دست رفتن مشتری خواهد شد و به اعتبار برند شما صدمه میزند.
۲. مشکل در دریافت و پرداخت وجه به مشتریان
دریافت پول بیشتر/کمتر از مشتریان و عدم تسویه حساب درست باعث بروز مشکل در مدیریت مالی و حسابداری خواهد شد و به اعتبار شرکت در بازار و بانک‌ها صدمه خواهد زد.
۳. مشکلات حوزه منابع انسانی
شانه خالی کردن از انجام مسئولیت‌ها یا مقصر جلوه دادن سایر افراد در فضای کسب و کارها باعث اختلال در خدمات دهی به مشتریان و در نهایت نارضایتی آنها خواهد شد. در بعضی بیزینس‌ها نیز تقسیم وظایف به درستی صورت نمی‌گیرد و باعث درگیری و استرس می‌شود.
۴. بی توجهی به تبلیغات و دیجیتال مارکتینگ در کسب‌و‌کارهای کوچک
عدم فعالیت در حوزه دیجیتال مارکتینگ و تبلیغات یکی دیگر از مشکلاتی است که مدیران پس از کاهش فروش متوجه آن می‌شوند.
کلام آخر
سیستم سازی کسب و کار به این معناست که خود را در بهترین مسیر مدیریت کسب‌وکارتان قرار دهید. سیستم سازی کسب و کار با استانداردسازی عملیات‌های آن، باری را از دوش کارکنان برمی‌دارد و به شما نیز امکان میدهد با حداقل تلاش، سازمان خود را مدیریت کنید. روش‌های عملیاتی استاندارد به سازمان و اعضای آن دید دقیقی از نقش‌های افراد و نحوه اجرای فعالیت‌های سازمان میدهد.
این باعث کارآمدتر و موثرتر شدن سازمان شما خواهد شد و به شما این فرصت را میدهد تا کسب و کار خود را به سرعت توسعه دهید. برای بهتر شدن فرآیند سیستم سازی، کمک گرفتن از یک مشاور کسب و کار بسیار می تواند مفید واقع شود.
دکتر مجتبی برقبانی مشاور کسب و کار
دکتر مجتبی برقبانی نگاه متفاوتی نسبت به کسب و کارها دارد.
برای دریافت مشاوره و ارتباط با ما پیام خود را ارسال کنید.
شماره تماس : 09122445966
ایمیل : info@drbarghabani.com